Единое хранилище бумажных и электронных первичных документов,
подготовка документов для передачи регуляторам, внешнего и внутреннего
аудита.
Консолидация документов
из ERP, СЭД
Электронные формализованные и неформализованные документы могут попадать в финансовый архив из корпоративных ERP и СЭД систем. Готовые коннекторы к популярным системам и богатые возможности интеграции с ИТ-инфраструктурой компании позволяют обеспечить автоматизированный сбор документов в финансовый архив
Интеграция с операторами ЭДО
Первичные финансовые документы могут не попадать автоматически в корпоративные системы, но они нужны в финансовом архиве. Интеграция с операторами ЭДО позволяет автоматически получать документы в финальных статусах или перенести работу с ними в общее решение финархива. Документы в финальном статусе размещаются в архиве доступными для публикации или передачи в аудит. При загрузке электронных документов из систем операторов ЭДО, документы загружаются вместе с метаданными и электронными подписями, что позволяет сохранить их юридическую значимость при размещении в архиве.
Загрузка с бумажных носителей
Документы с бумажных носителей могут размещаться вручную или загружаться с общего носителя. Интеграция с AI и OCR системами позволяет автоматизировать извлечение значимой информации из документов на бумажном носителе.
Автоматизированные проверки реквизитов и рабочее место валидатора в рамках финархива гарантирует корректное извлечение информации из бумажных документов для дальнейшего поиска и обработки.
Поиск документов
Для всех первичных документов в рамках финансового архива обеспечивается наполнение и возможность сквозного поиска по обязательными атрибутам, таким как юридическое лицо компании, контрагент, дата, сумма. При этом для каждого отдельного типа документов можно задать свой уникальный набор атрибутов для поиска.
Попробовать
Выгрузка архивов и реестров
На основании результатов поиска документы при необходимости выгружаются всем пакетом в zip архив. Для такого архива формируется реестр включенных документов, который позволяет оперативно оценить содержимое архива и его достаточность. Сформированные выгрузки можно сохранять для последующего повторного использования.
Процессы загрузки и выгрузки документов
Каждое изменение жизненного цикла документа в архиве контролируется процессами, обеспечивающими как автоматизированный, так и ручной контроль атрибутов и набора пакета документов в рамках регламентов приема документов в архив или их выгрузки для целей аудита или передачи контролирующим органам.
Управление доступом к документам архива
В финансовом архиве хранится чувствительная информация, доступ к которой надо строго контролировать. Решение Финансовый архив в ELMA365 содержит в себе помимо расширенной модели управления доступом, включающей в себя настройку по юридическому лицу, типу или экземпляру документа, ещё и автоматическое логирование фактов просмотра документов в архиве.
Уничтожение документов по истечении срока хранения
Объём документов, хранимых в архиве, огромен, а информация в них чувствительная. Для снижения рисков и стоимости обслуживания архива в рамках системного решения предусмотрено уничтожение документов по истечении срока хранения.
