Автоматизация работы с договорной документацией и организация полного цикла формирования и обработки расходных и доходных договоров, дополнительных соглашений, актов и счетов.
Доходные договоры
Организуйте полный цикл формирования, согласования и подписания доходных договоров в компании. Повышайте уровень контроля: система автоматически уведомит об истечении срока действия договора. Сокращайте время работы с документами, используя функциональность платформы: формирование и учет платежных документов к договорам, оперативный обмен с контрагентами. Направляйте договор на подписание контрагенту в электронном виде через Модуль Диадок, либо оформляйте договор в бумажном варианте. Контролируйте сроки исполнения и согласования — это позволит получать прибыль в разы быстрее.
Расходные договоры
Организуйте работу с расходными договорами в системе аналогично доходным. Система позволяет добавить расходный договор, поставить задачи на регистрацию делопроизводителю, отправить зарегистрированный договор на дальнейшее согласование, подписание, а затем контрагенту. Также предусмотрены два варианта процессов: подписание расходного договора в бумажном варианте и в электронном — посредством Диадок. Справочник Типы договоров поможет эффективнее вести работу и учет договоров в системе.
Сохранение ресурсов
Заполняйте карточку создания договора в несколько кликов: в системе есть справочники контрагентов и типов договоров. При выборе контрагента автоматически заполняются реквизиты юридического лица, а при выборе типа договора — предмет договора. Специальный бизнес-процесс позволяет автоматически генерировать доходные договоры по шаблону — файл формируется в системе и прикрепляется к карточке договора. Параметры договора, включая реквизиты контрагента и вашей компании, а также предмет договора, подставляются в текст автоматически. Система просклоняет должность и имя подписанта по падежам.
Функциональный и понятный интерфейс
Карточка просмотра договора отражает все связанные с ним документы: дополнительные соглашения, приложения, счета и акты. Прямо с карточки вы можете открыть любой из этих документов, проверить его статус, просмотреть версии, распечатать и совершить другие действия.
Также с карточки просмотра договора вы можете создать эти документы. В таком случае на карточке создания документа, например акта, появится ссылка на договор и автоматически заполнятся его реквизиты. В дальнейшем акт аналогично договору сформируется в файл, который можно распечатать и подписать, или отправить контрагенту через Диадок.
Оптимизация процессов
Управляйте документами и их движением.
При необходимости вы можете внести изменения в настроенные бизнес-процессы: добавить дополнительный этап согласования документа, определить порядок и виды задач ответственным исполнителям, изменить сроки их исполнения.
Процедура согласования автоматизируется при помощи сквозного процесса. В случае отказа расходный договор или другой исходящий документ можно быстро отредактировать: загрузить новую версию, внести исправления в режиме правки или добавить примечания к пунктам договора.
Дополнительные соглашения
Ведите учет всех связанных с договорами документов в одной системе, в том числе дополнительных соглашений. Вы можете запустить процесс оформления в приложении Дополнительные соглашения или с карточки договора. Все соглашения учитываются в общем реестре. Как и договоры, они по бизнес-процессу направляются на согласование и подписание с указанием соответствующих статусов. После возврата соглашения контрагентом делопроизводителю поступает задача на проверку подписанных документов и добавление их скан-копии в систему. Дополнительному соглашению присваивается статус “Подписано”.
Согласование счетов
Организуйте работу со счетами и контролируйте поступление денежных средств.
Система позволяет отслеживать формирование счетов на оплату услуг через постановку задач бухгалтеру компании. После проверки, выставления и отправки счета контрагенту система ожидает планируемую дату оплаты и формирует задачу бухгалтеру на проверку поступления денежных средств. При отсутствии оплаты необходимо выбрать другую дату платежа. При подтверждении бухгалтером поступления денежных средств счет получает статус “Оплачен”, который отображается на карточке просмотра.
Управление договорами и документами к ним в единой системе исключают возможность потери документов и снижают риски несвоевременной оплаты.
